上海市园林学校档案工作管理暂行条例

第一章  总则

第一条 为了加强上海市园林学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》（即“6号令”）制定本办法。
第二条 本条例所称的档案，是指园林学校从事教学、行政管理以及其他各项活动直接形成的、反映我校活动历史的、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作，要把档案工作纳入学校整体发展规划，加强档案工作的领导和管理。

第二章  领导体制和机构设置

第四条 本校档案工作受上海城市管理职业技术学院有关部门的指导、监督和检查。由中专部主任领导，综合办公室分管。
第五条 设综合档案室，由办公室主任兼管。综合档案室是学校档案工作的职能管理部门，集中统一管理全校档案工作。
第六条 综合档案室的基本任务：
    1.贯彻执行国家关于档案工作的法规、政策、规定，规划全校档案工作。
    2.制定本校有关档案工作的规章制度，并负责指导、监督和检查执行情况。
    3.负责接受、分类、编目、鉴定、统计、保管全校各类档案和有关资料。
    4.开展档案利用工作。
    5.对全校兼职档案工作人员进行业务指导。
    6.负责全校文书工作和综合统计工作。
    7.办理校领导交办的有关档案、文书、统计等方面的业务工作。
    8.为学生提供勤工助学和教学实习所需的条件，并认真做好指导工作。
第七条 我校各科、室等归档部门，确定一名负责人分管档案工作，并配备一名兼职档案人员负责档案工作，各归档单位的归档工作在校综合档案室的指导下进行(兼职档案员职责附后)。

第三章  文件材料的收集、归档、交移和接收工作

第八条 各部门要把反映本部门主要职能活动的文字、图表、声像材料完整、系统地收集起来。
第九条 文书、教学等档案门类分别根据具体要求建立和完善相应的归档制度，纳入教学和行政管理部门具体人员的职责范围，做到每项工作的文件材料和资料都完整、准确、系统地归档。
第十条 档案工作要与学校的各项工作协调发展，要把各种文件材料的归档列入学校部门岗位责任制，逐步做到“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结和验收档案工作）。
第十一条 文书、教学等档案实行文件材料形成部门立卷制度，立卷人按文件材料的自然形成法律，加以系统整理组卷，交本部门负责人审查后向档案室办理交接手续。
第十二条 归档的文件材料应质地优良，书写工整，字迹清晰。
第十三条 归档时间按以下要求：
    1.行政科室应在每年的四月和十一月将上学期的资料整理完毕归档。
    2.教学科室应在每年的四月和十一月将上学期的资料整理完毕归档。
    3.会计档案、基建和设备档案有城管学院档案室统一收归。
第十四条 学校档案归档份数一般要求一式一份，单拿保存。并同步建立电子备文。
第十五条 归档的具体要求和手续：
    1.必须按照归档范围将应收集归档的文件材料收集齐全、完整、准确，做到不杂乱，不残缺，不遗漏。
    2.归档的案卷、卷面、卷内目录等项内容，必须填写正确、规范，标题明确简明、确切。
    3.凡装订的案卷要按“三孔一线”装订整齐、牢固、卷容美观大方。不装订的文件、图纸等要折叠整齐，编写文件号与页号。
第十六条 所有教职工及中专部领导在从事教学、科研及党政管理工作中形成的各种文件材料，按规定向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

第四章  经费、库房和设备

第十七条 我校档案工作所需经费，列入中专预算，在行政办公费用中统筹解决。
第十八条 目前档案室工作由综合办公室兼顾，随着办学条件的改善，逐步建立档案库房和档案办公室。
第十九条 有计划地为档案室配备去湿机、吸尘器等设备，逐步实现档案计算机管理。

第五章  档案的管理

第二十条 档案室应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，要写出报告，经领导批准后，组织人力、物力修复或复制。
第二十一条 档案室对各门类档案，要进行编号和排列。
第二十二条 对保存期限已满的档案逐步进行鉴定，对失去保存价值的档案，按档案销毁原则，登记造册，报中专部领导批准，予以销毁。
第二十三条 制定统计制度，对各种档案进行统计，并造表上报。
第二十四条 建立库房管理制度。

第六章  档案的作用

第二十五条 档案室保存的档案，主要供本校利用，执行借阅制度。
第二十六条 编制档案检索工具，为档案管理标准化打好基础。
第二十七条 积极开展档案编研工作，为教学、科研、管理等各项工作服务。

第七章  考核与奖惩

第二十八条 综合办公室要对全校的档案工作建立检查考核制度，明确岗位职责，对工作认真负责的专、兼职人员给予奖励。
第二十九条 对违反《档案法》的行为，按《档案法》规定的条款给予处罚。
第三十条 本条例自发布之日起执行。